glosario

Abonado o Cliente VIP. persona que paga por anticipado los sorteos correspondientes a mínimo un mes o un año, el cual tiene la posibilidad de escoger su número de preferencia con el beneficio de obtener descuento especial por afiliarse.
ACTA Documento donde consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos previstos por la ley.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los diferentes archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que tienen vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN. El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTÓRICO. A uel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL. Concep o que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
APOSTADOR. Persona que arriesga dinero en juegos de suerte y azar, con el fin de obtener más dinero o premio.
APROXIMACIONES. Premios que se pagan a los clientes que tengas aciertos con respecto al número y serie del premio mayor o los secos en otras series. Estas aproximaciones están definidas en el plan de premios. Las aproximaciones de la lotería del Tolima son:
- Última cifra con serie y sin serie
- Dos primeras cifras con serie y sin serie
- Dos últimas cifras con serie y sin serie
- Tres primeras con serie y sin serie
- Primera y dos últimas con serie y sin serie
- Dos primeras y ultima con serie y sin serie
- Tres últimas con serie y sin serie
- Mayor invertido con serie y sin serie
- Cuatro cifras del mayor en su orden
- Secos sin serie

- Baloteras: máquinas en las que se depositan las balotas para la realización del sorteo, en total son 4 baloteras que contiene cada una balotas con la numeración del 0 al 9 y 2 adicionales para la serie de la 0 a la 149. funcionan mediante un sistema neumático y compresor de aire.

- Balotas: son esferas que contienen los números que aportan las combinaciones ganadoras cuando se realizan los sorteos.

Billete: Es el documento al portador indiviso o fraccionado, preimpreso o expedido por una máquina o terminal electrónica conectada en línea y en tiempo real con el sistema de gestión del juego, singularizado con una combinación numérica o con otros caracteres a la vista, emitido por la entidad administradora u operadora de la lotería, que constituye prueba del contrato de juego entre el tenedor del mismo y la entidad operadora de la lotería, permitiéndole a este participar en un único sorteo. Los billetes de lotería deben ser singularizados, usando números consecutivos o caracteres, en una o más series, de tal manera que se contemplen todas las combinaciones que se pueden obtener con el instrumento de sorteo.

CONCESIONARIO. Es la persona jurídica seleccionada por las loterías.” Para celebrar y ejecutar directamente el contrato de Concesión para la operación del Juego de Apuestas Permanentes o chance, que se adjudique mediante licitación pública, con utilización de los formularios oficiales suministrados por la concedente. El contrato que se adjudique a través de la licitación, solo le permitirá al adjudicatario operar el juego de apuestas permanentes o chance en el en el departamento al cual pertenece. Actualmente, el concesionario autorizado por la lotería del Tolima para la operación del juego de apuestas permanentes o chance, es Seapto S.A.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos al interior de un depósito determinado; clasificación de piezas en el interior de un fondo; clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO. Órgano asesor del consejo de sede en materia de archivos. Estudia y decide sobre las modificaciones de las TRD que sean necesarias con posterioridad al aval del Comité de Archivo de la Entidad. Competencia: Atribuciones encomendadas con carácter exclusivo a un organismo u órgano de la Administración para resolver los asuntos referentes a una determinada materia y jurisdicción. Las competencias delimitan cada uno de los campos de la actuación administrativa.
COMUNICACIONES OFICIALES. Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para garantizar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos, incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley, y que le confieren la fuerza jurídica del original.
CORRESPONDENCIA PRIVADA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a título personal citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones.

DEPENDENCIA. Dirección, Secretaría, Oficina, Subdirección, Subsecretaría, División o Grupo Ejecutor, legalmente establecidos y que cumplen funciones predeterminadas.
DEPÓSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.
DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
DELEGADOS. autoridades encargadas de vigilar la transparencia de los sorteos. Todos los lunes cuando juega la lotería del Tolima están presentes: un delegado de la lotería del Tolima, delegado de la gobernación, delegado del concesionario de apuestas permanentes y jefe de control interno.
DERECHOS DE EXPLOTACIÓN. Cuando los juegos de suerte y azar son operados por terceros, mediante contrato de concesión. La entidad autorizada recibirá a título de derecho de explotación, un porcentaje de los ingresos brutos, estos ingresos se recudan y se transfieren a las cuentas que manejan los recursos para la salud.
DISTRIBUIDOR: persona natural o jurídica autorizada para realizar la comercialización y/o distribución de la lotería en el territorio nacional.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural, y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento vital). Aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las actividades y funciones del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que, por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

EMISIÓN. Es el conjunto de billetes indivisos o fraccionados que de acuerdo al plan de premios se emiten y ponen en circulación para participar en cada sorteo. La emisión contendrá la totalidad de las combinaciones de números o de caracteres que se utilicen para numerar los billetes, en forma consecutiva o en series. La totalidad de las combinaciones que componen la emisión debe ser puesta a disposición del público por cualquier medio. Ingresos brutos: Es el valor total de los billetes y fracciones vendidos en cada sorteo.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora de documentos en la resolución de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

FORMULARIO ÚNICO DE APUESTAS PERMANENTES. Es el documento al portador donde se registran las apuestas, ya sea de manera sistematizada. Puede ser en rollo de papel térmico o rollo de papel bond, vendido por la Entidad concedente o la empresa autorizada para el efecto, el cual es de obligatoria utilización para el concesionario en la operación del juego de apuestas permanentes o chance. El costo será asumido por el concesionario.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia, o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID). Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (traslado de la documentación del Archivo de Gestión al Archivo Central).
FRACCIÓN. Tercera parte del billete con la que se participa por ganar la tercera parte de los premios.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUÍA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

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IMPUESTO A GANADORES. Los ganadores de premios de lotería pagarán un impuesto del diecisiete por ciento (17%) sobre el valor nominal del premio, valor que será retenido por la lotería responsable u operador autorizado al momento de pagar el premio.
IMPUESTO GANANCIA OCASIONAL. hace referencia al impuesto reglamentado según artículo 317 del estatuto tributario, en donde se descuenta la tarifa del 20% en caso de las ganancias ocasionales por rifas, apuestas y similares.
INGRESOS BRUTOS: Se entiende por ingresos brutos el valor total de las apuestas registradas en los formularios oficiales del juego, sin incluirle IVA.
ÍNDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permite su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, éstos pueden ser instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INVENTARIO. Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
INFORMACION DOCUMENTADA. Los documentos y registros de información que son esenciales que soportan la evidencia de los procesos en la toma de decisiones, soportan el cumplimiento de requisitos legales, rendición de cuentas y se enfocan en la una mejor prestación de servicios de cara al ciudadano, La entidad contara con “información documentada” y establecerá un conjunto de acciones para garantizar control de documentos y registros para garantizar sean auténticos, confiables, íntegros, usables y respalden todos los procesos de la entidad.

- Juegos De Suerte Y Azar: Aquellos en los cuales, según reglas predeterminadas por la Ley y el Reglamento, una persona que actúa como jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona que, en calidad de operador, le ofrece a cambio un premio en dinero o en especie, el cual ganará si acierta, dados los resultados del Juego, no siendo previsible este con certeza, por estar determinado por la suerte, el azar o la casualidad.

Juego Ilegal: Ejercicio ilícito de actividad monopolística de arbitrio rentístico. El que de cualquier manera o valiéndose de cualquier medio ejerza una actividad establecida como monopolio de arbitrio rentístico, sin la respectiva autorización, permiso o contrato, o utilice elementos o modalidades de juego no oficiales.

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LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
LOTERÍA: Juego de suerte y azar en el que los participantes compran un billete o fracción con un número impreso; se extraen al azar balotas con números grabados en una balotera y si el número del billete coincide con el extraído, se recibe un premio en dinero; también tienen premio otros números dependiendo de la modalidad.
LOTERIA DEL TOLIMA. Empresa industrial y comercial del estado, de orden departamental con persona jurídica. Empresa que se encarga de la administración y comercialización del producto lotería, atreves de canales de distribución tradicional con billetería impresa y canales electrónicos. Es una empresa certificada con la norma de calidad ISO 9001.
LOTERO. Persona que se dedica a vender lotería, especialmente la que tiene a su cargo un establecimiento autorizado.

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ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales un acta, un oficio, un informe.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
PLAN DE PREMIOS. hace referencia a los premios que ofrece la lotería del Tolima y al monto asignado para cada uno, incluye el premio mayor, premios secos y aproximaciones.
PROMOCIONAL. premios adicionales al plan de premios, los cuales pueden ir dirigidos al apostador, vendedor o distribuidor, se utilizan para motivar a las partes interesadas en la venta o compra de la Lotería.

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RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo, en términos de tiempo, que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en las tablas de retención documental.

SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico – funcional.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor de documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Procesos mediante los cuales se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SISTEMA CORPORATIVO DE ARCHIVOS. Conjunto de archivos de oficina articulados entre sí, que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos de la Entidad y tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en toda la Entidad.
SEGURIDAD DE LOS BILLETES. Todo billete de lotería preimpreso, o expedido o generado por máquina o terminal electrónica, deberá contar con condiciones de seguridad que garanticen su autenticidad y deberá contener como mínimo las combinaciones de números o de caracteres que lo individualizan, la fecha y número del sorteo para el cual fue emitido, la entidad operadora, el distribuidor y el plan de premios.
SECO. son premios adicionales al mayor, estos son de menor cuantía, lo que quiere decir que los apostadores tienen más posibilidades de ganar con el mismo número y serie del billete o fracción que compraron.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental simple.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Por ejemplo, un expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Por ejemplo, una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Puede ser: simple cuando está constituida por un solo documento, como un informe; o compleja cuando la constituyen varios documentos, como un expediente.
UNIFRACCIONAL. Billete completo el cual no viene dividido o fraccionado para su comercialización.

VALOR DE LA EMISIÓN. Es el resultado de multiplicar el número de billetes o fracciones que componen la emisión por su precio de venta al público. Valor nominal de los billetes o fracciones: Para efectos de lo previsto en el inciso primero del artículo 48 de la Ley 643 de 2001, se entiende por valor nominal del billete o fracción, el valor sobre el cual se liquida el impuesto de loterías foráneas. En ningún caso, dicho valor podrá ser inferior al 75% del precio de venta al público.
VALOR NOMINAL DE LOS PREMIOS. El valor nominal del premio a que se refiere el inciso segundo del artículo 48 de la Ley 643 de 2001, como base para liquidar el impuesto a ganadores, equivale a la suma de dinero ofrecida al público como importe de aquel, según lo establecido en el respectivo plan de premios. Valor Neto del Premio: Es el valor que efectivamente recibe el apostador y resulta de deducir del valor nominal del premio los impuestos y retenciones establecidos por ley.
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR HISTÓRICO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALOR LEGAL. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirven de prueba ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tiene los documentos mientras sirven a la unidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o el asunto.
VALOR SECUNDARIO. E s el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

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APUÉSTELE A SUS SUEÑOS

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